Die kurze Antwort
Erinnern Sie früh, freundlich und schriftlich. Eine kurze Nachricht wenige Tage nach dem Zahlungsziel wirkt besser als ein strenger Brief nach sechs Wochen. Die meisten Kunden haben die Rechnung schlicht vergessen oder verlegt.
Teuer wird es selten durch Kunden, die nicht zahlen wollen, sondern durch Rechnungen, an die niemand erinnert.
Büro-Service kostenlos testenWir behalten Ihre offenen Rechnungen im Blick und bereiten die Erinnerungen vor. Sie senden sie ab.
Ein Ablauf, der sich bewährt hat
| Wann | Was | Ton |
|---|---|---|
| 3 bis 5 Tage nach dem Zahlungsziel | Zahlungserinnerung | freundlich, ohne Frist und ohne Kosten |
| 10 bis 14 Tage später | zweite Erinnerung mit neuem Datum | sachlich, mit klarer Frist |
| weitere 10 Tage später | letzte Aufforderung | bestimmt, mit Hinweis auf die nächsten Schritte |
Drei Stufen sind eine Gewohnheit, keine Vorschrift. Entscheidend ist, dass Sie überhaupt einen festen Ablauf haben und ihn bei jedem Kunden gleich anwenden.
Mustertext 1: die freundliche Erinnerung
Betreff: Rechnung R-2026-118 vom 18. Dezember: kurze Erinnerung
Guten Tag Frau Sommer,
vielleicht ist es im Alltag untergegangen: Unsere Rechnung R-2026-118 über 2.873,85 € war am 1. Januar fällig, und wir konnten bisher keinen Zahlungseingang feststellen.
Die Rechnung liegt dieser Nachricht noch einmal bei. Sollten Sie inzwischen überwiesen haben, betrachten Sie diese Erinnerung bitte als erledigt.
Mit freundlichen Grüßen
Thomas Muster
Warum das funktioniert: Rechnungsnummer, Datum und Betrag stehen im ersten Satz, die Rechnung hängt an, und der Kunde kann ohne Gesichtsverlust zahlen.
Mustertext 2: die zweite Erinnerung
Betreff: Rechnung R-2026-118: bitte um Zahlung bis 29. Januar
Guten Tag Frau Sommer,
zu unserer Rechnung R-2026-118 vom 18. Dezember über 2.873,85 € haben wir trotz unserer Erinnerung vom 6. Januar noch keinen Zahlungseingang.
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 29. Januar auf das unten genannte Konto. Wenn es einen Grund für die Verzögerung gibt oder etwas an der Rechnung unklar ist, melden Sie sich bitte kurz bei uns. Wir finden eine Lösung.
Mit freundlichen Grüßen
Thomas Muster
Nennen Sie immer ein Datum und nicht „innerhalb von zehn Tagen“. Ein Datum lässt sich nicht missverstehen.
Mustertext 3: die letzte Aufforderung
Betreff: Rechnung R-2026-118: letzte Zahlungsaufforderung
Guten Tag Frau Sommer,
unsere Rechnung R-2026-118 vom 18. Dezember über 2.873,85 € ist weiterhin offen. An die Zahlung haben wir am 6. und am 19. Januar erinnert.
Wir bitten Sie letztmalig, den Betrag bis zum 12. Februar zu überweisen. Geht bis dahin keine Zahlung ein, geben wir die Forderung ohne weitere Ankündigung an einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen ab. Die dadurch entstehenden Kosten müssten wir Ihnen in Rechnung stellen.
Mit freundlichen Grüßen
Thomas Muster
Schreiben Sie nur, was Sie auch tun. Eine Ankündigung ohne Folgen macht die nächste wirkungslos.
Was rechtlich im Hintergrund steht
Ein paar Grundregeln sollten Sie kennen. Für Ihren Einzelfall fragen Sie Ihre Innung, Ihre Handwerkskammer oder einen Rechtsanwalt; dieser Text ersetzt keine Rechtsberatung.
- Verzug: Steht auf der Rechnung ein festes Zahlungsdatum, kann der Kunde nach diesem Tag auch ohne Mahnung in Verzug sein. Ohne festes Datum tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein; bei Privatkunden nur, wenn die Rechnung darauf hinweist. Eine Mahnung setzt den Kunden früher in Verzug.
- Zinsen: Ab Verzug können Sie Verzugszinsen verlangen. Der gesetzliche Satz liegt bei Privatkunden fünf Prozentpunkte, bei Geschäftskunden neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
- Kosten: Für die erste Erinnerung, die den Verzug erst auslöst, können Sie keine Kosten verlangen. Danach sind nur die tatsächlichen, geringen Kosten erstattungsfähig, also Porto und Papier. Von Geschäftskunden können Sie im Verzug zusätzlich eine Pauschale von 40 € verlangen.
- Form: Eine Erinnerung ist an keine Form gebunden. Schriftlich oder per E-Mail haben Sie später einen Nachweis.
Ein Tipp für die Rechnung selbst: Schreiben Sie ein Datum hinein („zahlbar bis 1. Januar 2027“) statt „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“. Das erspart Diskussionen darüber, wann die Frist begann.
So vermeiden Sie die meisten Erinnerungen
- Rechnung sofort stellen. Am Tag nach der Abnahme erinnert sich der Kunde noch an die gute Arbeit.
- Abschläge vereinbaren. Bei größeren Aufträgen gehört eine Abschlagszahlung ins Angebot. Wie Sie das aufbauen, steht im Ratgeber Angebot schreiben im Handwerk.
- Bankverbindung und Rechnungsnummer gut sichtbar. Viele Verzögerungen entstehen, weil der Kunde die IBAN suchen muss.
- Einmal in der Woche nachsehen. Ein fester Termin für offene Posten, zum Beispiel montags, reicht.
Wenn dafür im Alltag keine Zeit bleibt: Beim Büro-Service für Handwerksbetriebe führen wir Ihre Liste offener Rechnungen und bereiten jede Erinnerung auf Ihrem Briefpapier vor. Sie entscheiden, ob und wann sie rausgeht. Forderungen treiben wir nicht ein; das bleibt bei Ihnen, Ihrem Anwalt oder einem Inkassounternehmen.
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