Die kurze Antwort
Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft nur Rechnungen an andere Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatkunden dürfen Sie weiter wie bisher schreiben. Wer überwiegend für Privathaushalte arbeitet, hat also wenig Druck. Wer für Hausverwaltungen, Bauträger, Gewerbekunden oder andere Handwerker arbeitet, sollte sich jetzt vorbereiten.
Stand dieses Textes: November 2026. Die Regeln können sich ändern; maßgeblich sind die Angaben Ihres Steuerberaters und Ihrer Kammer.
Die Termine
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Jeder Betrieb muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. |
| ab 1. Januar 2027 | Betriebe mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen an Geschäftskunden E-Rechnungen ausstellen. |
| ab 1. Januar 2028 | Alle übrigen Betriebe müssen an Geschäftskunden E-Rechnungen ausstellen. |
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordert, die Stufe 2027 auf 2028 zu verschieben. Ein Gesetz dazu gibt es nach unserem Stand nicht. Planen Sie deshalb mit den Terminen oben.
Was eine E-Rechnung ist und was nicht
Eine E-Rechnung ist eine Datei, die ein Programm automatisch lesen kann. Zugelassen sind vor allem zwei Formate:
- XRechnung: eine reine Datendatei, für Menschen ohne Hilfsprogramm kaum lesbar.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): ein PDF, in dem dieselben Daten zusätzlich maschinenlesbar eingebettet sind. Für Handwerksbetriebe meist die angenehmere Wahl, weil der Kunde weiter ein normales PDF sieht. Die einfachsten Ausprägungen „MINIMUM“ und „BASIC-WL“ reichen nicht aus.
Ein gewöhnliches PDF ist keine E-Rechnung. Auch nicht, wenn Sie es per E-Mail verschicken. Das ist der häufigste Irrtum.
Die Ausnahmen
Keine E-Rechnung brauchen Sie für:
- Rechnungen an Privatkunden. Hier bleibt alles beim Alten, Papier und PDF sind weiter erlaubt.
- Kleinbeträge bis 250 € brutto.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber welche empfangen können.
Betrifft es meinen Betrieb?
Drei Fragen genügen:
- Schreiben Sie Rechnungen an andere Unternehmen? Dazu zählen Hausverwaltungen, Bauträger, Generalunternehmer, Gaststätten, Läden und Praxen. Auch Vermieter gelten steuerlich in der Regel als Unternehmer, wenn die Arbeit das vermietete Objekt betrifft. Für Aufträge der öffentlichen Hand gelten eigene Regeln. Wenn nein: Sie müssen nur empfangen können.
- Lag Ihr Umsatz im Vorjahr über 800.000 €? Dann gilt für Sie der 1. Januar 2027, sonst der 1. Januar 2028.
- Sind Sie Kleinunternehmer? Dann stellen Sie keine E-Rechnungen aus.
Ein Elektriker, der für drei Hausverwaltungen arbeitet, ist betroffen. Ein Maler, der fast nur Privatwohnungen streicht, ist es für die wenigen Rechnungen an Geschäftskunden.
Was Sie jetzt tun sollten
- Empfang prüfen. Legen Sie eine E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen fest, und klären Sie, wie Sie eine XRechnung lesbar machen. Viele Programme und kostenlose Anzeigeprogramme können das. Lieferanten dürfen Ihnen schon heute E-Rechnungen schicken.
- Kunden sortieren. Machen Sie eine Liste Ihrer Geschäftskunden. Nur für sie brauchen Sie die neue Form.
- Programm fragen. Wenn Sie ein Rechnungsprogramm nutzen: Kann es ZUGFeRD oder XRechnung ausgeben? Die meisten aktuellen Programme können es. Word und Excel können es nicht.
- Steuerberater einbinden. Fragen Sie, in welchem Format er Ihre Ausgangsrechnungen haben möchte und wie Sie eingehende E-Rechnungen aufbewahren sollen. E-Rechnungen müssen in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden; ein Ausdruck genügt nicht.
- Nicht warten bis Dezember. Zum Stichtag stellen viele gleichzeitig um, und dann sind Berater und Anbieter ausgebucht.
Und wenn Sie sich damit nicht beschäftigen wollen?
Dann lassen Sie Ihre Rechnungen schreiben. Bei unserem Büro-Service für Handwerksbetriebe geben Sie durch, was abzurechnen ist, und bekommen die fertige Rechnung zur Freigabe. Die E-Rechnung an Geschäftskunden ist bei uns in Vorbereitung und dann in jedem Paket enthalten; bis dahin liefern wir Rechnungen als PDF, was bis zu Ihrem Stichtag zulässig ist, wenn Ihr Kunde einverstanden ist.
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Quellen
Dieser Text fasst zusammen und ersetzt keine Steuerberatung. Die Angaben stammen aus den Informationen der Industrie- und Handelskammern Fulda, Chemnitz, München und Köln zur E-Rechnung (abgerufen im November 2026), die sich auf die Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025 stützen, sowie aus der Position des Zentralverbands des Deutschen Handwerks zur Verschiebung.
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