Die kurze Antwort
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn im Betrieb niemand abheben kann. Er beantwortet einfache Fragen, nimmt das Anliegen mit Namen und Rückrufnummer auf, vergibt auf Wunsch Termine und schickt Ihnen eine schriftliche Zusammenfassung. Zum Selbsteinrichten kostet das rund 70 bis 120 € im Monat, eingerichtet und betreut etwas mehr.
Er lohnt sich, wenn bei Ihnen regelmäßig Anrufe ins Leere laufen. Wer zwei Anrufe in der Woche bekommt, braucht ihn nicht.
Beispielgespräch ansehenSo klingt ein Anruf, und das kommt danach in Ihrem Postfach an.
Was ein KI-Telefonassistent kann
- Anrufe annehmen: sofort oder erst, wenn Sie nach einigen Sekunden nicht abheben. Auch abends und am Wochenende.
- Häufige Fragen beantworten: Öffnungszeiten, Leistungen, Einzugsgebiet, Ablauf. Die Antworten kommen aus den Angaben, die Sie vorher freigegeben haben.
- Das Anliegen aufnehmen: Name, Rückrufnummer, Adresse, worum es geht, wie dringend es ist. Er fragt nach, bis die Angaben vollständig sind.
- Termine vergeben: aus Zeitfenstern, die Sie festlegen, oder als Terminwunsch, den Sie bestätigen.
- Dringendes durchstellen: Wasserschaden, Stromausfall, ausgefallene Heizung. Was als Notfall gilt, bestimmen Sie.
- Zusammenfassen: Nach jedem Gespräch bekommen Sie eine E-Mail mit allem Wichtigen.
Was er nicht kann
Er berät nicht fachlich und ersetzt kein Gespräch mit einem Kunden, der ein größeres Vorhaben besprechen will. Er sollte keine Preise nennen, die Sie nicht ausdrücklich freigegeben haben, und keine Zusagen machen. Gute Assistenten sagen in solchen Fällen, dass sie die Frage an den Betrieb weitergeben, statt zu raten.
Dialekt, Baustellenlärm und schlechte Verbindungen können die Spracherkennung stören. Deshalb gehört eine Probephase dazu, in der Sie selbst anrufen und zuhören.
Was das kostet
Die Preise haben wir am 13. November 2026 auf den Preisseiten von drei deutschsprachigen Anbietern nachgesehen. Alle Angaben sind Nettopreise.
| Weg | Preis im Monat | Enthalten | Für wen |
|---|---|---|---|
| Selbst einrichten, ohne Grundgebühr | etwa 0,15 € je Gesprächsminute | nur die Technik | Betriebe mit wenigen Anrufen, die gern selbst einstellen |
| Selbst einrichten, mit Paket | rund 70 bis 120 € | 750 bis 1.000 Minuten | Betriebe mit vielen Anrufen und Zeit für die Einrichtung |
| Einrichten und betreuen lassen | bei uns 129 € | 200 Minuten, Einrichtung, laufende Pflege | Betriebe, die sich nicht selbst darum kümmern wollen |
Dazu kommt beim Einrichtenlassen meist eine einmalige Gebühr. Bei uns sind es 290 €; die ersten drei Betriebe richten wir ohne diese Gebühr ein.
Ein Rechenbeispiel
Ein Elektrobetrieb bekommt an jedem Werktag etwa fünf Anrufe, die niemand annehmen kann. Ein solches Gespräch dauert knapp zwei Minuten. Das sind rund 200 Gesprächsminuten im Monat.
- Ohne Grundgebühr: 200 Minuten mal 0,15 € sind etwa 30 € im Monat, plus Ihre eigene Zeit für Einrichtung und Pflege.
- Betreut: 129 € im Monat, und Sie schreiben nur eine E-Mail, wenn sich etwas ändert.
Die Gegenrechnung ist einfach: Wie viel ist ein Auftrag wert, der sonst beim nächsten Betrieb in der Suche landet? Bei den meisten Gewerken trägt ein einziger zusätzlicher Auftrag im Monat die Kosten.
So läuft die Einrichtung ab
- Wissen sammeln. Leistungen, Einzugsgebiet, Zeiten, die fünf häufigsten Fragen am Telefon und Ihre Antworten darauf.
- Regeln festlegen. Wann übernimmt der Assistent? Welche Termine darf er vergeben? Was ist ein Notfall, und wohin wird dann durchgestellt?
- Probehören. Sie rufen selbst an, spielen drei oder vier typische Fälle durch und sagen, was anders klingen soll.
- Rufumleitung einschalten. Ihre Nummer bleibt. Sie leiten bei Ihrem Telefonanbieter um, immer oder nur bei Nichtabheben. Das lässt sich jederzeit wieder ausschalten.
- Aktuell halten. Betriebsurlaub, neue Leistung, andere Zeiten: Der Assistent ist nur so gut wie sein Wissensstand.
Rechnen Sie mit etwa einer Woche vom ersten Fragebogen bis zum ersten echten Anruf.
Worauf Sie rechtlich achten sollten
Dieser Abschnitt ist ein Überblick und keine Rechtsberatung.
- Der Assistent muss sich zu erkennen geben. Die KI-Verordnung der EU verlangt, dass Menschen erfahren, wenn sie mit einem KI-System sprechen. Ein Satz zu Beginn genügt: „Hier spricht der digitale Assistent von Elektro Brandt.“
- Keine Tonaufnahme ohne Einwilligung. Ein Gespräch heimlich mitzuschneiden ist in Deutschland strafbar. Eine schriftliche Zusammenfassung reicht für den Alltag völlig aus. Wenn Sie Aufnahmen wollen, muss der Anrufer vorher zustimmen.
- Auftragsverarbeitung regeln. Der Anbieter verarbeitet Namen, Telefonnummern und Anliegen Ihrer Kunden in Ihrem Auftrag. Dafür brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Fragen Sie nach, wo die Daten verarbeitet werden und welche weiteren Dienstleister beteiligt sind.
- Datenschutzhinweise ergänzen. Nennen Sie den Telefonassistenten in der Datenschutzerklärung auf Ihrer Website.
- Nur eingehende Anrufe. Ein Assistent, der von sich aus Privatleute zu Werbezwecken anruft, ist ohne deren Einwilligung nicht erlaubt.
Checkliste für die Auswahl
- Stellt sich der Assistent als KI vor?
- Bleibt Ihre Telefonnummer, und können Sie die Umleitung selbst ein- und ausschalten?
- Gibt es eine Regel für Notfälle mit direkter Durchstellung?
- Bekommen Sie nach jedem Anruf eine Zusammenfassung per E-Mail?
- Können Sie vor dem Start Probe hören?
- Ist der Vertrag monatlich kündbar?
- Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und wissen Sie, wo die Daten liegen?
- Wer pflegt die Inhalte, wenn sich bei Ihnen etwas ändert?
Selbst einrichten oder einrichten lassen?
Selbst einrichten ist günstiger und gut machbar, wenn Sie gern mit solchen Werkzeugen arbeiten. Planen Sie dafür ein paar Abende ein: Texte schreiben, Fälle durchspielen, nachbessern. Die meiste Arbeit steckt nicht in der Technik, sondern in guten Antworten und klaren Regeln.
Einrichten lassen lohnt sich, wenn genau diese Abende fehlen. Bei unserem KI-Assistenten für Telefon und Website übernehmen wir Fragebogen, Einrichtung, Probephase und die laufende Pflege. Wer bei uns schon den Büro-Service für Handwerksbetriebe nutzt, zahlt die halbe Einrichtung.
Assistenten anfragenAb 129 € im Monat, monatlich kündbar. Die ersten drei Betriebe ohne Einrichtungsgebühr.