Die Ausgangslage: KI ist schon da
In fast jedem Betrieb nutzt jemand ChatGPT, Copilot oder eine Übersetzungs-KI. Oft ohne Auftrag, über private Konten und ohne dass die Geschäftsführung es weiß. Das nennt man Schatten-KI. Sie ist kein Zeichen von Leichtsinn, sondern von Arbeitsdruck: Die Werkzeuge sparen Zeit, also werden sie benutzt.
Das Problem ist nicht die Nutzung. Das Problem ist, dass niemand festgelegt hat, was hinein darf, wer das Ergebnis prüft und welches Werkzeug überhaupt freigegeben ist.
Was das Gesetz verlangt
Seit dem 2. Februar 2025 gilt Art. 4 der europäischen KI-Verordnung. Er verpflichtet jedes Unternehmen, das KI beruflich einsetzt, Maßnahmen für die KI-Kompetenz seiner Beschäftigten zu ergreifen. Im Sommer 2026 wurde die Vorschrift neu gefasst: Geschuldet sind geeignete Maßnahmen, kein garantiertes Kompetenzniveau. Ein Zertifikat oder eine Stundenzahl schreibt das Gesetz nicht vor.
Für kleine und mittlere Unternehmen ist das eine gute Nachricht. Es geht nicht um ein Großprojekt, sondern um vier überschaubare Schritte.
Woche 1: Bestandsaufnahme
Fragen Sie im Team offen nach, ohne Vorwurf:
- Welche KI-Werkzeuge werden genutzt?
- Wofür: E-Mails, Angebote, Protokolle, Übersetzungen, Auswertungen?
- Über welche Konten, dienstlich oder privat?
- Welche Daten landen dabei im Werkzeug?
Vergessen Sie die KI nicht, die in vorhandener Software steckt: Assistenten im Office-Paket, im CRM, in der Telefonanlage oder in der Bewerbersoftware. Das Ergebnis ist eine einfache Liste. Sie ist die Grundlage für alles Weitere.
Woche 2: Regeln festlegen
Zwei bis drei Seiten genügen. Entscheidend sind fünf Punkte:
- Freigegebene Werkzeuge mit Namen und Tarif. Private Konten sind für dienstliche Zwecke tabu.
- Verbotene Eingaben: personenbezogene Daten ohne Freigabe, Geschäftsgeheimnisse, Zugangsdaten.
- Prüfpflicht: Wer ein KI-Ergebnis verwendet, steht dafür ein wie für eigene Arbeit.
- Sensible Einsätze wie Personalentscheidungen nur nach ausdrücklicher Freigabe.
- Eine Ansprechperson, die man fragen kann.
Gibt es einen Betriebsrat, gehört er von Anfang an dazu.
Woche 3: Schulen
Regeln wirken nur, wenn die Leute verstehen, warum es sie gibt. Eine Grundschulung sollte erklären, wie Sprachmodelle arbeiten und warum sie überzeugend klingende Fehler machen. Dazu gehören der rechtliche Rahmen, der Umgang mit Daten und eine einfache Routine zum Prüfen von Ergebnissen. Eine Stunde reicht für das Grundwissen, wenn die Beispiele aus dem Arbeitsalltag stammen.
Dafür haben wir die Online-Schulung KI-Kompetenz für Teams entwickelt: sechs Module, rund 60 Minuten, Abschlusstest und Teilnahmenachweis für jede Person. Abgerechnet wird nicht pro Kopf, sondern zum Festpreis je Unternehmen. Das erste Modul ist kostenlos.
Woche 4: Dokumentieren und verankern
Halten Sie fest, wer wann worin geschult wurde, und legen Sie die Nachweise zusammen mit der Richtlinie ab. Benennen Sie einen Termin, an dem Sie Werkzeugliste und Regeln wieder prüfen. Neue Mitarbeitende werden geschult, bevor sie KI nutzen.
Damit können Sie jederzeit zeigen, was Ihr Unternehmen getan hat: gegenüber Kunden, Versicherern oder einer Aufsichtsbehörde.
Und danach?
Wenn die Grundlagen stehen, lohnt der Blick auf die Abläufe selbst. Wo wird heute abgetippt, abgeglichen und nachgefragt? Dort liegt der eigentliche Nutzen: nicht im einzelnen KI-Chat, sondern in Prozessen, die Daten ohne Medienbruch weitergeben. In einer kostenlosen Prozessanalyse klären wir, wo sich das in Ihrem Betrieb zuerst lohnt.
Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand November 2026 allgemein wieder und ersetzt keine Rechtsberatung.